Как систематизировать бизнес с нуля: пошаговое руководство по работе в ABR PRO
ДОБРО ПОЖАЛОВАТЬ В СЕРВИС ДЛЯ СИСТЕМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСА ABR PRO!
Это руководство пользователя поможет вам быстро разобраться в функционале сервиса и его логике, а главное поможет понять, как вы можете его использовать для построения системы в своем бизнесе.
Для удобства изучения, используйте оглавление в виде активных ссылок по руководству. Наиболее необычные и сложные технические слова, мы вынесли в глоссарий и дали им простые определения.
ОГЛАВЛЕНИЕ:
Раздел 2: общий обзор функционала сервиса
Раздел 3: краткий обзор каждого инструмента систематизации и его назначение
- организующая структура
- статистики
- информационный центр бизнеса
- должностные инструкции и должностные папки
- библиотека знаний (хранилище знаний компании)
- внутренняя онлайн академия для обучения сотрудников
- централизованная система планирования
- центр корпоративной коммуникации
Раздел 4: подключение сотрудников к системе и раздача прав доступа
Раздел 5: с чего начать работу в сервисе ABR PRO
Раздел 6: регистрация в сервисе и активация тестового периода на 7 дней
Раздел 7: тарифы и цены на использование сервиса ABR PRO
Раздел 8: Как активировать тарифы
Раздел 9: дополнительные элементы и функционал сервиса
РАЗДЕЛ 1: ДЛЯ ЧЕГО ПРЕДНАЗНАЧЕН СЕРВИС ABR PRO
В каждом бизнесе, вне зависимости от его размера, выручки и количества сотрудников есть ключевые элементы:
- сотрудники и руководители
- бизнес-процессы
- финансы
- производимые продукты или услуги
- обязанности и функции
- командные линии
- результат и его показатели
Все эти элементы связаны между собой и должны взаимодействовать как единое целое - система. Если эти элементы в бизнесе не организованы правильно между собой в понятную для всех систему, если нет четкого порядка и системности в их взаимодействии, то такой компании трудно расти, неорганизованность съедает львиную долю эффективности команды, а владелец погружен в операционную деятельность и тушение пожаров.
Вот очевидные признаки нарушения системности в бизнесе:
- владелец растрачивает большую часть своего времени и энергии на рутинные задачи, вместо стратегического планирования и управление компанией
- большинство решений "завязаны" на владельца компании и без него не решаются даже самые простые вопросы
- владельцу трудно управлять компанией, ставить прогнозируемые цели и квоты, бизнес "живет своей жизнью" и нет уверенности в завтрашнем дне
- руководители не могут повысить эффективность и производительность команды, несмотря на ее потенциал и усилия
- сотрудники не полностью понимают и осознают свои функции, обязанности и структуру в компании, где они работают, допускают глупые ошибки
- проблемы с наймом и адаптацией новых сотрудников, текучка персонала
- нестабильные продажи
- неэффективное расходование ресурсов (финансов, времени, энергии)
- нет понятной сформулированной бизнес-модели: не ясно, как масштабировать компанию, открывать представительства или филиалы, продавать франшизу
Сервис ABR PRO предназначен для систематизации деятельности в компании и поддержания в ней порядка и организованности. Для этого на базе сервиса разработаны и предложены клиенту готовые ключевые инструменты, которые внедряют и используют на постоянной основе:
- организующая структура
- статистики
- должностные папки и должностные инструкции
- система планирования
- академия для обучения сотрудников
- библиотека знаний
Все инструменты представлены в виде конструкторов, с гибкими настройками под конкретный бизнес, которые легко масштабируются под размер компании и количество сотрудников.
РАЗДЕЛ 2: ОБЩИЙ ОБЗОР ФУНКЦИОНАЛА СЕРВИСА
Работа с сервисом ABR PRO начинается с главной страницы. Самая важная кнопка, которая вам нужна - это КНОПКА ДОСТУПА К ИНСТРУМЕНТАМ СИСТЕМАТИЗАЦИИ. Она имеет оранжевый цвет и является первой в левом ряду кнопок сайта.
Кликнув по этой кнопке, вы попадаете на страницу активации конструктора для создания организующей структуры. Это первый ключевой инструмент систематизации бизнеса и все остальные инструменты активируются после него (подробнее об инструменте "Организующая структура" вы можете узнать в этом разделе)
Остальные элементы главной страницы сайта носят информационный характер или служат для обратной связи с технической поддержкой сервиса.
РАЗДЕЛ 3: КРАТКИЙ ОБЗОР КАЖДОГО ИНСТРУМЕНТА И ЕГО НАЗНАЧЕНИЕ
В сервисе ABR PRO представлены следующие инструменты для построения системы в бизнесе:
ОРГАНИЗУЮЩАЯ СТРУКТУРА
Предназначена для создания визуальной схемы разделения компании на разные фукнциональный блоки и размещения в них сотрудников и руководителей, в соответствии с их должностями и обязанностями. Выполнена в виде конструктора с возможностю настройки под компанию клиента.
Это первый инструмент, который мы рекомендуем активировать пользователю и именно с него начинается построение системы. Все последующие инструменты выстраиваются вокруг оргструктуры и активируются после нее.
После активации инструмента Оргструктура, создается конструктор-шаблон, который содержит в себе:
- отделения и отделы, в которых вы можете создавать функции и бизнес процессы, добавлять сотрудников и руководителей
- шаблоны должностных инструкций для руководителей Отделений и Отделов, с элементами для настройки и редактирования (для пользователей на тарифе "Базовый")
Все настройки организующей структуры под компанию клиента происходят в режиме "редактирование". К каждому инструменту на его странице приложена техническая инструкция с описанием всех элементов управления.
При взаимодействии с каждым отделений (клик по отделению), оно раскрывается в глубину (принцип "матрешки") и мы видим отделы, которые вы можете наполнить нужными бизнес-процессами и функциями
Для адаптации предложенного шаблона под свою компанию, в режиме редактирования вы можете добавить на оргструктуру:
- владельца компании (фамилия, имя, фотографию)
- директора компании (фамилия, имя, фотографию)
- руководителя каждого отделения (фамилия, имя, фотографию)
- руководителя кадого отдела (фамилия, имя, фотографию)
- секцию и ее продукт (секция также может быть функцией или бизнес-процессом)
- должности сотрудников и продукт должности
- всех сотрудников компании, согласно их должностям (фамилия, имя, фотографию)
Для каждой должности сотрудника и руководителя предусмотрены:
- статистики его должности
- должностная папка
- должностная инструкция
Удаление из структуры секции, должности или сотрудника, возможно при удержании нужно элемента правой кнопкой мышки или тачпада.
Окно редактирования этих элементов, так же открывается при удержании элемента мышкой течении 3 сек.
Для руководителей Отделений и Отделов, под структурой доступен функционал для создания планов.
Как мы уже писали выше, именно инструмент "Оргструктура" активируется первым, все остальные инструменты выстраиваются "вокруг него" и образуют СИСТЕМУ. После заполнения и редактирования организующей структуры, вы добавляете сотрудников компании в систему ABR PRO, привязываете к своему кабинету и они начинают ее видеть и использовать.
Узнать больше об инструменте "Оргструктура" вы можете в этом Видео №1 из мастер-класса "Системный предприниматель с нуля"
Активировать и начать использовать данный инструмент вы можете по этой ссылке.
Перед началом использования, ознакомьтесь с технической видеоинструкцией по иконке в правом углу и перейдите в режим редактирования.
СТАТИСТИКИ
Инструмент предназначен для ведения учета показателей продуктивности руководителей и сотрудников, их анализа и планирования будущей деятельности.
Отображение показателей визуализировано в виде графиков, где по оси X мы измеряем время (дни, недели, месяцы, года и тд), а по оси Y - то, что хотим измерить (людей, товары, проценты, часы, деньги и тд).
Мы рекомендуем начинать разрабатывать статистики после завершения настройки организующей структуры. Структура, дает владельцу понимание, кто на какой должности находится, чем занимается и какой результат. А статистики измеряют именно результат сотрудника и руководителя.
Все данные для измерений заносятся в статистику в таблице показателей, на которую можно попасть кликнув по иконке для внесения данных (в правом верхнем углу каждой статистики). Страница для заполнения показателей выглядит вот так
Наш конструктор дает пользователю следующие возможности:
- изменять масштаб графика
- открывать график на полный экран для демонстрации на экране телевизора или монитора
- выбирать период отображения кривой графика (день, неделя, месяц, год)
- строить тренд и отслеживать динамику развития
- ставить визуальную цель или квоту
- привязывать статистику к отделению или отделу
- привязывать статистику к сотруднику или руководителю комании, для ее ведения в своем кабинете
- добавлять ключевые статистики на дашборд статистик отделения, для анализа руководителями
- добавлять статистики в раздел "Избранные" для личного контроля
- итеграция с внешними CRM системами и базами данных
- создавать описания статистики
В конструкторе вы можете создавать следующие виды статистик:
- обычный график - подойдет для измерения 95% показателей в компании
- обратный график - для измерения отрицательных показателей, например количество рекламаций, брака и тд
- двойной график - две кривые на одном графике, для отслеживания двух типов показателей одновременно
- суммарный график - график, автоматически объединяющий в себе несколько обычных графиков с одним типом показателей (например сумма выручки каждого менеджера, суммируется и отображается в графике всего отдела продаж)
- статистика "План факт" - специализированный график для постановки цели или плана в % и контроля ее достижения
График статистики, один из ключевых инструментов построения системы в бизнесе. В идеале, ВСЕ показатели компании должны быть оцифрованы и визуализированы, а управленческие решения по работе компании должны приниматься с учетом положения дел, которые показывают графики.
Узнать больше об инструменте "Статистики" вы можете в этом Видео №2 из мастер-класса "Системный предприниматель с нуля"
Активировать и начать использовать данный инструмент вы можете по этой ссылке.
Перед началом использования, ознакомьтесь с технической видеоинструкцией по иконке в правом углу.
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЦЕНТР БИЗНЕСА (ИЦБ)
Этот инструмент является естественным продолжением инструмента "Статистики".
По своей сути это дашборд (информационная панель), на которую выводятся самые ключевые статистики компании. Обычно, ключевыми статистиками мы называем статистики, измеряющие производительность Отделений компании. Обычно их не более 2-3 для каждого отделения.
Для чего нужен ИЦБ:
- для фокусирования внимания Владельца, Директора и других Руководителей на самых главных производственных показателях
- для докладов руководителей Отделений о положении дел в своих областях по итогам недели, месяца, квартала или года на Совете Руководителей
- для анализа положения дел и трендов развития Отделений, и в целом всей компании
- принятие на основе анализа правильных управленческих решений, которые помогут всей компании оставаться успешной и прибыльной
- фиксирование найденых решений в централизованной системе планирования (подробнее в инструменте "Планирование")
Стистики АВТОМАТИЧЕСКИ добавляются в ИЦБ при привязке к одному из отделений в конструкторе структуры.
Если есть статистики в вашей компании, которые вы тоже хотели бы лично контролировать, но их неудобно добавлять в ИЦБ, вы можете добавить их в раздел "ИЗБРАННЫЕ", который находится прямо под ИЦБ. Это удобный функционал, которые дает возможность выделить нужные показатели для контроля, при этом не перегружая лишними статистиками ИЦБ.
Добавление статистик в "Избранное", осуществляется с помощью иконки "+" в правом верхнем углу блока.
Активировать и начать использовать данный инструмент вы можете только после активации инструмента "Оргструктура". Перейдите в этот инструмент через выпадающее меню Инструменты систематизации или по кнопке быстрого доступа в шапке сайта
Узнать больше об инструменте "ИЦБ" вы можете в этом Видео №3 из мастер-класса "Системный предприниматель с нуля"
Перед началом использования, ознакомьтесь с технической видеоинструкцией по иконке в правом углу.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ПАПКИ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
Должностные инструкции и должностные папки это 2 важных инструмента систематизации бизнеса, одной категории.
По нашему определению, Должностная инструкция - это документ, в котором описаны должностные обязанности и функционал сотрудника, которые помогают ему УСПЕШНО производить продукт его должности. Обратите внимание, что ключевой момент здесь "УСПЕШНО", а это значит, что Должностные инструкции (ДИ) это не просто какой-то там документ, скачанный из сети интернет для трудового договора при найме, а именно описание нужных действий должности, которые ведут к успешному производству продукта этой должности.
Что должна включать в себя должностная инструкция:
- цель должности
- кто вышестоящий руководитель
- описание функций и обязанностей
- продукт должности (результат, что в итоге должно получиться)
- статистики должности
- успешные действия
- любая другая важная информация, которая поможет сотруднику успешно производить его продукт
Пример ДИ Руководителя Отдела "Продажи"
Для пользователей сервиса ABR PRO на тарифе "Базовый", в системе загружены готовые образцы 19ти должностных инструкций Руководителей Отделов. В них мы даем образец функционала и обязанностей с подборкой готовых бизнес-процессов для каждой области. Каждая из таких ДИ находятся под оргструктурой данного Отдела или Отделения и доступна для правок и редактирования.
Должностная инструкция и папка Руководителя отдела продаж
ВАЖНО! Т.к. все шаблоны готовых должностных являются нашей авторской разработкой, они доступны только пользователям на платном тарифе "Базовый". Чтобы их изучить и использовать, нужно оплатить ежемесячную подписку на использование сервиса по этому тарифу. Сделать это можно на этой странице , в нижней части таблицы выбрав оплату за 1 месяц использования сервиса. После оплаты, вам автоматически будет присвоен тариф "Базовый" и все Должностные инструкции разблокируются для изучения и использования (подробности в разделе "Тарифы и цены)
Должностную папку вы можете создать для каждого сотрудника при создании его должности. При создании должностной папки, автоматически создается в ней шаблон-конструктор должностной инструкции, который вы можете заполнить самостоятельно. Если вашей компании нужна помощь в разработки таких должностных инструкций, вы можете к нам обратиться и мы предоставим вам эту услугу.
Должностная папка - это виртуальная папка, привязанная к любой должности внутри структуры. По определению, в должностной папке должны находиться документы и любые другие материалы, которые нужны сотруднику для успешного производства.
Что можно добавить и хранить в должностную папку:
- должностная инструкция - основной документ должности
- чек-листы, регламенты, фото, видео - которые относятся к выполнению должностных обязанностей сотрудника
- документы, которые относятся не только к его профессиональным обязанностям, но и к нему как к сотруднику компании (кодекс корпоративной этики, общие регламенты, распоряжения, программы стратегического развития и тд)
- программы развития и карьерного роста сотрудника из внутренней академии для ежедневного обучения
По большому счету, нет никаких ограничений в том, что вы можете добавить в должностную папку сотрудника. Любой документ из Библиотеки знаний, а должностные папки наполняются именно оттдуда, вы можете добавить для использования в работе. Как добавлять документы в папку из Библиотеки знаний, вы можете узнать в разделе описания этого инструмента.
ВАЖНО! Все документы, которые вы добавили в должностную папку, сотрудник не может редактировать или удалить. Внести в них изменения, как и в целом наполнить документами саму папку, может только пользователь главного аккаунта компании.
Активировать и начать использовать данный инструмент вы можете только после активации инструмента "Оргструктура". Перейдите в этот инструмент через выпадающее меню Инструменты систематизации в личном кабинете или по кнопке быстрого доступа в шапке сайта
Узнать больше об инструменте "Должностные инструкции" вы можете в этом Видео №4 из мастер-класса "Системный предприниматель с нуля" (видео в записи)
Перед началом использования, ознакомьтесь с технической видеоинструкцией по иконке в правом углу.
БИБЛИОТЕКА ЗНАНИЙ: "ХРАНИЛИЩЕ ОПЫТА КОМПАНИИ"
Библиотека знаний, один из важнейших инструментов построения системы в бизнесе. Без наполненного и структурированного хранилища знаний вашей компании, вы будете сталкиваться с одной или несколькими подобных проблем:
- ввод в должность новых сотрудников и создание программ адаптации для ученичества новичков, будут невозможны из-за недостатка обучающих материалов
- все приобретенные курсы, мастер-классы и записи семинаров, будут утеряны или разрозненно храниться на разных компьютерах сотрудников
- создать курсы и программы для обучения действующих сотрудников будет трудно, т.к. все учебные материалы, или в целом отсутствуют как каталог, или не имеют понятной структуры и разбросаны по разным папкам разных пользователей
Простыми словами, в каждой компании должна быть своя собственная библиотека, в которой все знания стоят на виртуальных "полках" с подписанными разделами по разными темам, авторам и тд.
И каждые новые, полученные в компанию материалы или знания, должны быть сразу же добавлены в такую библиотеку с необходимими маркерами для удобного поиска и сортировки.
Что дает вам инструмент "Библиотека знаний", если вы его используете на постоянной основе:
- знания из библиотеки можно добавлять в Должностные папки сотрудников, в зависимости от их должности и профессии. Это формирует для сотрудника полезную подборку всех нужных материалов для успешной работы в одном месте
- материалы библиотеки вы можете использовать для создания обучающих программ действующих сорудников и руководителей в инструменте "Внутренняя академия" (см. данный инструмент)
- при создании программ адаптации новых сотрудников, вы тоже можете использовать знания из библиотеки, что сделает их по-настояющему полными и практичными для ввода в должность новичков
В каком формате можно хранить знания в инструменте "Библиотека знаний":
- документы, для создания которых вы используете современный редактор документов (данное руководство пользователя создано именно в таком редакторе)
- видео из YouTube, загружаемое по ссылке (открывается во всплывающем окне)
- видео со стороннего сервиса или собственного хранилища (открывается во всплывающем окне)
- сторонние ссылки на любые сервисы, хранилища или контент
- чек-листы, для стандартизации повторяющихся действий сотрудников (см. пример чек-листа)
Для работы со знаниями библиотеки есть два формата:
- все знания списком - РЕЖИМ ДОКУМЕНТЫ (фото выше)
- сортировка и каталогизация знаний в папки - РЕЖИМ "ПАПКИ" (фото ниже)
Создавайте неограниченное количество тематических папок, добавляйте в них знания и давайте к ним права доступа сотрудников.
ВАЖНО! Доступ к полной библиотеке знаний, как к инструменту, есть только из личного кабинета компании. Подключенные к системе сотрудники не имеют полного доступа ко всем знаниям и материалам библиотеки.
Для предоставления им доступа, вы можете делать следующее:
- добавлять материалы и знания в должностные папки сотрудников (доступ без возможности редактирования)
- создавать из материалов и знаний папки и давать к ним доступ сотрудников (с возможностью редактирования)
Благодаря использованию инструмента Библиотека знаний, весь опыт вашего бизнеса, в любом из форматов (документы, регламенты, видео, ссылки, чек-листы, должностные инструкции и тд), будет в одном месте и под вашим контролем. А структурированный опыт станет основой для построения внутренней академии бизнеса и системы адаптации новых сотрудников.
Перед началом использования, ознакомьтесь с технической видеоинструкцией по иконке в правом углу.
Активировать и начать использовать данный инструмент вы можете по этой ссылке.
АКАДЕМИЯ ДЛЯ ОБУЧЕНИЯ СОТРУДНИКОВ КОМПАНИИ
Без правильно выстроенной академии внутри компании и налаженного системного обучения сотрудников, вы НИКОГДА не сможете создать по-настоящему системную компанию.
Ведь обучение каждого члена команды - залог профессионализма и роста потенциала всего бизнеса.
По своей сути, мы разработали для пользователей функционал, с помощью которого вы сможете:
- создавать обучающие программы для сотрудников с использованием разных типов контента
- разрабатывать тесты и проверочные задания с возможностью проверки
- добавлять такие программы в должностные папки сотрудников, давать им доступ для изучения
Данный инструмент тесно связан с инструментом Библиотека знаний и все материалы из него вы можете добавлять в обучающие программы. Именно поэтому, мы рекомендуем сначала разработать и внедрить Библиотеку знаний, наполнить ее материалами и контентом, т.к. это шаг 0, для построения Академии.
Когда у вас много готовых материалов и контента, гораздо проще из всего этого создавать программы для обучения сотрудников. Таких программ вы можете создавать неограниченное количество.
Конструктор для создания программ обучения сотрудников
Программы могу в себя включать:
- текстовые документы с фото, видео, меню и перекрестными ссылками
- чек-листы
- внешние ссылки на документы или ресурсы
- статьи
- видео, как с ютуб, так и с вашего хранилища, которое мы помогаем разработать
- задания с возможностью проверки ответов наставником
- тесты для самостоятельной проверки понимания материала
Для удобства отображения, вы можете добавлять в программы пустые строки-разделители и названия разделов.
Пример пошаговой программы для изучения сотрудников на адаптации
Создавайте программы для сотрудников и руководителей, внедряйте системное обучение по ним и потенциал вашей компании будет всегда расти, а новые сотрудники будут более гладко вводится в должность и погружаться в компанию.
Перед началом использования, ознакомьтесь с технической видеоинструкцией по иконке в правом углу.
Активировать и начать использовать данный инструмент вы можете по этой ссылке.
ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ
Несмотря на сегодняшний век цифровизации, во многих компаниях до сих пор руководители и сотрудники пишут свои планы в обычных бумажных ежедневниках. Но даже и такой способ есть не во всех компаниях.
Ну и конечно же, без централизованного планирования деятельности компании не будет никакой системности, т.к. "какая может быть системность, если вообще не понятно, кто чем занимается"?
Чаще всего бумажные ежедневники теряются и выбрасываются, а все хорошие "умные" идеи и действия, которые были основой успеха в прошлом, утрачиваются. При правильно выстроенной системе планирования каждого сотрудника и руководителя, вы сохраняете всю историю развития компании и в любой момент можете проанализировав прошлые действия, понять причину взлетов и падений в бизнесе.
Ну и конечно же сам факт письменной постановки задач и отслеживание их выполнения, помогает руководителям, Директору и Собственнику держать правильную фокусировку на важных целях.
Имеено для решения проблем, связанных с постановкой задач и контролем их выполнения, мы разработали функционал для централизованного планирования работы компании.
В сервисе ABR PRO, есть два типа фукнционала для планирования:
- конструктор для создания планов Совета Руководителей
- конструктор для планирования Руководителями Отделений и Отделов
Конструктор для создания планов Совета Руководителей
Данный функционал находится в структуре Отделения, которое вы сделает "главным" в настройке конструктора "Оргструктура". Именно это отделение обычно делаю "Управляющим", которое в целом отвечает за деятельность и работу всей компании. В этом "главном отделении", раздел с планами находится в нижней части страницы.
С помощью иконки "+" вы создаете новый шаблон и настраиваете его индивидуально для своей компании. После создания и настройки такого образца, вы можете его просто копировать для дальнейшей работы.
Для чего предназначен этот инструмент?
В правильно выстроенной системной компании, есть руководители высшего уровня. Обычно их называют ТОП Руководителями или ТОП менеджерами и они управляютя большими подразделениями в компании. Такими руководителями являются Руководители Отделений, каждый из который отвечает за вверенную ему ключевую функциию.
Примеры таких руководителей и областей:
- Руководитель Отделения "Построение" - построение команды, ее продуктивность и поддержание системности в компании
- Руководитель Отделения "Коммерческое" - коммерческая деятельность и выручка компании (см. оргструктуру)
- Руководитель Отделения "Финансы" - контроль и учет всех финансов и материальных активов (см. оргструктуру)
- Руководитель Отделения "Производство" - производство товаров и услуг (см. оргструктуру)
- Руководитель Отделения "Профессионализм" - поддержание стандартов качества и профессионализма сотрудников (см. оргструктуру)
- Руководитель Отделения "Развитие" - развитие и масштабирование компании (см. оргструктуру)
Все эти руководители образуют Совет Руководителей, чья основная задача принимать правильные управленческие решения, которые ведут компанию успеху и платежеспособности.
Один раз в неделю Совет Руководителей собирается на встречу, отчитываются о выполненной работе, подводит итоги недели и планируют задачи на будущую. Для этого они используют Информационный Центр Бизнеса с главными статистиками их областей и шаблон плана, созданного в конструкторе (протокол).
После анализа положения дел с помощью статистик, каждый участник Совета руководителей в своем блоке Протокола Совета руководителей записывает действия, которые он планирует выполнять на будущей неделе.
Таким образом конструктор предназанчен именно для планирования действий Совета руководителей в общем для всей компании.
Пример протокола Совета Руководителей
Что можно делать с помощью данного конструктора:
- создавать неограниченное количество блоков с задачами, разделенными по разным типам (регулярные, стратегические, текущие и тд)
- создавать неограниченное количество карточек задач, в которых можно указать
- результат выполненной задачи
- время на выполнение данной задачи
- срок выполнения
- данные "план/факт" предыдущих похожих задач
- выделять приоритетные задачи из общего списка другим цветом
- вести учет продуктивности выполненных задач в %
- отмечать задачи как "выполненные"
- перемещать задачи, блоки, их редактировать и удалять
Все, что вам нужно сделать - это создать первый шаблон вашего протокола Совета Руководителей и один раз его настроить под себя. После этого, используя функцию копирования, просто создавайте новый план, на основе созданного и настроенного шаблона.
ВАЖНО! Каждому руководителю, вы можете дать доступ к режиму редактирования данного шаблона и созданию новых карточек задач. Таким образом Руководитель может заполнить план на будущую неделю до Совета Руководителей и придти на него уже подготовленным.
Пример карточки задачи для коммерческого отделения
Конструктор для планирования Руководителей Отделений и Отделов
Данный функционал находится под каждым Отделом и Отделением оргструктуры. Руководитель Отделения или Отдела может создавать план вы полнения задач для своей области. По своей сути, это личный электронный ежедневник руководителя, куда он записывает задачи для себя и своих сотрудников.
Эти задачи могут быть как частью задач из протокола Совета Руководителей, так и самостоятельными задачами.
Чтобы создать новый шаблон плана, откройте плашку Планы отделения (если она свернута) и нажмите "+" в правом углу. В этом разделе появится новый шаблон и вам нужно его настроить для использования руководителем.
Пример плана работы на неделю Коммерческого Директора
Данный функционал и карточки имеют все те же возможности, что и функционал для работы с протоколом Совета Руководителей. Здесь тоже все можно настроить и отредактировать для удобства использования и контроля задач.
При желании, Руководитель может дать доступ к плану любому другому сотруднику или Руководителю, и вместе контролировать выполнение задач на координациях или планерках.
Подведем итоги вышесказанному по блоку "Централизованное планирование". Этот инструмент:
- позволяет сохранять всю историю развития компании
- помогает в анализе прошлых спадов и подъемов статистики
- фиксирует "успешные" и "неуспешные" действия, которые оказали влияние на развитие компании
- помогает отслеживать выполнение задач сотрудниками и руководителями
ВАЖНО! Для удобства доступа Руководителей, Директора и Владельца ко всем планам в одном месте, мы разработали отдельную страницу-список, на которой вы можете найти все планы, которые есть в компании. Попасть на нее можно или через меню ИНСТРУМЕНТЫ СИСТЕМАТИЗАЦИИ (пункт планирование), или по кнопке быстрого доступа в верней части экрана (оранжевая кнопка с иконкой плана)
Страница-список всех планов компании
Изучите и внедрите систему планирования в своем бизнесе и его уровень системности будет выше.
Перед началом использования, ознакомьтесь с технической видеоинструкцией по иконке в правом углу.
Активировать и начать использовать данный инструмент вы можете по этой ссылке.
ЦЕНТР КОРПОРАТИВНОЙ КОММУНИКАЦИИ
Владелец бизнеса и каждый руководитель сталкивается с одной и той же проблемой — хаос в коммуникациях. Сотрудники обсуждают рабочие вопросы в личных мессенджерах, пересылают файлы в WhatsApp, дублируют переписку в e-mail. Всё это происходит без структуры, контроля и системного подхода.
При увольнении сотрудника вся история переписок и обсуждений теряется. Важные рабочие договоренности исчезают, руководитель не видит, что происходит между сотрудниками, а электронные письма невозможно быстро найти и отследить. Это не просто неудобство — это системная потеря управляемости.
Чтобы решить эту задачу, мы создали инструмент "Центр корпоративной коммуникации" — пространство для быстрой и структурированной корпоративной переписки внутри платформы ABR PRO. Это инструмент, который объединяет лучшие стороны мессенджеров и электронной почты, позволяя вести диалог между сотрудниками по темам и сохранять всю важную информацию в одном месте.
Функциональные возможности:
- создание тематических чатов между сотрудниками
- сортировка переписок по категориям сообщений
- неограниченное количество тем и каналов общения
- единое пространство, где сохраняется вся история
- фильтрация переписок по входящим, отправленным и отложенным
- архивирование завершённых коммуникаций
- перессылка ссылок, эмодзи
- уведовление сотрудника о поступлении нового сообщения
Как это работает:
В разделе "Инструменты систематизации" выберите "Центр Коммуникаций"
Создайте чат, указав тему и участника
Ведите корпоративную переписку прямо внутри сервиса
Используйте категории для сортировки и архивации
Теперь ваша компания получает:
- Полную историю коммуникаций, которая не исчезает при увольнении
- Быструю и прозрачную переписку по темам
- Инструмент, который встраивается в систему управления, а не мешает ей
- Всё внутри одной платформы. Без хаоса. Без риска потерять информацию
"Центр Коммуникаций" — это возможность навести порядок в самой хаотичной зоне компании: внутреннем общении. Всё общение между сотрудниками сохраняется, структурируется и становится частью системы управления.
Начните использовать инструмент уже сегодня и выведите взаимодействие внутри компании на новый уровень.
ABR PRO — сервис для владельцев, которые системно управляют бизнесом.
-> Активировать и начать использовать "Центр коммуникаций вы можете по этой ссылке"
РАЗДЕЛ 4: ПОДКЛЮЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ К СИСТЕМЕ И РАЗДАЧА ПРАВ ДОСТУПА
В сервисе существует возможность подключения неограниченного количества сотрудников компании клиента. Делается по следующим шагам:
- клиент изучает каждый инструмент систематизации и настраивает для своей компании. Сделать это может сам владелец компании или уполномоченный сотрудник/руководитель, отвечающий за систематизацию в вашей компании. Все настройки инструментов делаются в одном кабинете, который мы обычно называем "родительский".
ВАЖНО! В шаблоне структуры, который мы даем нашим пользователям по умолчанию (см.инструмент оргструктура), заложена должность, в обязанности которой входит построение системы в компании и поддержание ее на постоянной основе. Т.е. по сути, в бизнесе предусмотрен сотрудник, который в рамках своих должностных обязанностей отвечает за систематизацию компании. Если вам нужна помощь в обучении такого сотрудника, вы можете написать нам через форму обратной связи
- после того, как инструменты настроены - кабинет готов к подключению сотрудников и презентации системы. Каждый сотрудник компании регистрируется на платформе ABR PRO как обычный пользователь и передает свой логин владельцу "родительского аккаунта".
- в разделе меню "Сотрудники", вам нужно каждого вашего сотрудника связать с "родительским" кабинетом через логин. Для этого на странице привязки сотрудника вы используюте зеленую кнопку "Добавить сотрудника". Если пользователь с таким логином найден, то он автоматически в нашей внутренней системе переходит в категорию "Сотрудник" и фисируется за вашей компанией в статусе "Сотрудник".
ВАЖНО! вы можете добавлять и привязывать к "родительскому" аккаунту неограниченное количество кабинетов сотрудников своей компании. В тарифе "Базовый" нет привязки стоимости тарифа к количеству сотрудников. (см. раздел "Тарифы и цены)
- после добавления всех сотрудников и привязки к вашему кабинету, с помощью иконки "редактирования прав доступа" (фото выше), раздайте каждому сотруднику и руководителю доступы к тем или иным инструментам, в зависимости от их обязанностей
- теперь разместите всех сотрудников на оргструктуре и привяжите к пользователям из списка. Это можно сделать как для руководителя любого отдела или отделения, так и для каждой должности внутри секции.
Пример добавления сотрудника на фото
После добавления сотрудника на оргструктуру и привязки к нему статистик, пользователь "Сотрудник", начинает видеть эти статистики в своем личном кабинете с возможностью заполнения данных.
Таким образом, вы закрепляете каждую статистики за сотрудником компании и они их ведут уже из своего кабинета, а результаты заполнения вы видите в "родительском" кабинете.
ВАЖНО! После привязки нового сотрудника к вашему родительскому кабинету, он по умолчанию начинает видеть В СВОЕМ КАБИНЕТЕ сервиса ABR PRO оргструктуру со всеми сотрудниками, которые на ней расположены, без возможности редактирования структуры. Также он видит все документы, которые вы добавили ему в его должностную папку, без возможности редактирования и удаления.
Описание данного функционала находится в разработке. Совсем скоро мы его опубликуем :)
РАЗДЕЛ 5: С ЧЕГО НАЧАТЬ РАБОТУ В СЕРВИСЕ ABR PRO
Чтобы помочь нашим пользователям лучше разобраться в каждом из инструментов систематизации, мы записали мастер-класс "Системный предприниматель с нуля", который дает азы теории и практики построения системы в бизнесе.
Также, каждое из видео мастер-класса, вы найдете на странице этого инструмента (если он еще не активирован) или весь мастер-класс в меню личного кабинета ОБУЧЕНИЕ РАБОТЕ В ABR PRO
В этом же разделе, вы найдете и другие обучающие материалы по систематизации бизнеса и работе платформы.
Все видео мастер-класса "Системный предприниматель с нуля", вы можете посмотреть по этим ссылкам*:
-> ВИДЕО №1: ОСНОВЫ СИСТЕМНОГО БИЗНЕСА И ОРГАНИЗУЮЩАЯ СТРУКТУРА
-> ВИДЕО №2: СТАТИСТИКИ - КЛЮЧЕВОЙ ИНСТРУМЕНТ ИЗМЕРЕНИЯ ПОКАЗАТЕЛЕЙ КОМПАНИИ
-> ВИДЕО №3: ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЦЕНТР БИЗНЕСА - ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ АНАЛИЗА И ПЛАНИРОВАНИЯ БУДУЩЕГО
-> ВИДЕО №4: ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ И ДОЛЖНОСТНЫЕ ПАПКИ
-> ВИДЕО №5: БИБЛИОТЕКА ЗНАНИЙ - ИНСТРУМЕНТ ДЛЯ СОХРАНЕНИЯ ОПЫТА КОМПАНИИ
-> ВИДЕО №6: ВНУТРЕННЯЯ АКАДЕМИЯ - ЗАЛОГ УСПЕХА ВАШЕЙ КОМАНДЫ
-> ВИДЕО №7: СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ - КАК СОЗДАТЬ УСПЕШНОЕ БУДУЩЕЕ СВОЕЙ КОМПАНИИ
Мы рекомендуем смотреть и внедрять инструменты по шагам, двигаясь от Видео №1 к инструменту "Оргструктура". Именно этот инструмент лежит в основе формирования всей системы и следующих инструментов.
*Если ссылка неактивна, данное видео марстер-класса находится в записи
ВАЖНО! в этом разделе мы собрали для вас и другие полезные материалы для работы в сервисе ABR PRO и внедрения на базе него инструментов систематизации. Эти материалы постоянно добавляются и улучшаются, поэтому обязательно на постоянной основе изучайте все вкладки раздела ОБУЧЕНИЕ РАБОТЕ В ABR PRO.
РАЗДЕЛ 7: РЕГИСТРАЦИЯ В СЕРВИСЕ ABR PRO И АКТИВАЦИЯ ТЕСТОВОГО ПЕРИОДА "СТАРТ" НА 7 ДНЕЙ
У каждого нового пользователя, который зарегистрировался в сервисе, автоматически активируется тестовый период "Старт" на 7 дней. Название действующего тарифа, можно увидеть на ярлыке в личном кабинете
Пользователь на тестовом периоде имеет доступ ко всем инструментам сервиса, кроме доступа к шаблонам должностных инструкций руководителей Отделов и Отделений. Это авторская разработка и доступ к этим инструментам подключается после оплаты ежемесячного или годового тарифа "Базовый" (подробности в инструменте Должностные инструкции).
Все остальные инструменты, описанные в данном руководстве, вы можете тестировать без ограничений 7 дней, в том числе и подключая к сервису неограниченное количество сотрудников.
После 7 дней действие тарифа заканчивается и все инструменты становятся неактивными. Доступ к ним будет заблокирован, поэтому заранее сохраните нужную вам информацию из нашего сервиса.
Для дальнейшего использования сервиса, оплатите ежемесячный или годовой тариф "Базовый", который включает в себя использование всех инструментов и подключение сотрудников компании без ограничений.
Если по какой то причине, вы не смогли воспользоваться для тестирования инструментов тарифом "Старт" или вам требуется еще время для более глубокого тестирования, вы можете обратиться в техническую поддержку, для продления тестового периода в разумных пределах.
ВАЖНО! На данном тарифе нет доступа к авторским обучающим материалам по систематизации для владельцев и руководителей, которые находятся в разделе "База знаний "Эксперт отвечает"". Данный модуль подключается только на платном тарифе
Для этого оставьте заявку в форме обратной связи здесь
РАЗДЕЛ 7: ТАРИФЫ И ЦЕНЫ НА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЕРВИСА
Для пользователей платформы, разработаны и действуют следующие тарифы:
ТАРИФ "СТАРТ" - это бесплатный тестовый период, который автоматически подключается при создании личного кабинета новым пользователем. Возможности тарифа
- доступ ко всем инструментам без ограничений (кроме готовых должностных инструкций Отделов и Отделений)
- действут 7 дней
Подробности активации тарифа мы описали здесь
ТАРИФ "БАЗОВЫЙ" - основной тариф сервиса. На этом тарифе в полном объеме доступны все инструменты для использования в компании
- оргструктура
- статистики и ИЦБ
- должностные инструкции и папки
- система планирования
- внутренняя академия
- библиотека знаний
Дополнительно в данный тариф входят:
- подключение неограниченного количества сотрудников компании
- готовые образцы должностных инструкций руководителей Отделов и Отделений с примерами продуктов, статистик и бизнес-процессов
- интеграция с другми сервисами через API (годовая подписка)
- доступ к разделу "База знаний: эксперт отвечает" с видеоконтентом по разным частям оргструктуры
- горячая личния для оперативного решения технических вопросов техподдержкой (годовая подписка)
- фиксация цены тарифа на 3 года (годовая подписка)
- эксклюзивная доработка функционала личного кабинета по заявке пользователя (годовая подписка)
- помощь в организации и настройки хранилища для компании
- доступ в закрытый клуб предпринимателей smart ABR PRO (годовая подписка)
При переходе на годовой тариф "Базовый" в течении 7 дней после завершения тестового тарифа "Старт", вы получате в подарок дорожную карту-программу для внедрения инструментов систематизации "Системный предриниматель"
ВАЖНО! На данном тарифе нет привязки к количеству сотрудников компании. Вы можете добавлять неограниченное количество кабинетов для новых сотрудников и привязывать к кабинету компании (подробнее о подключении сотрудников в этом разделе)
Стоимость тарифа: 150 000 руб/год
Есть возможность ежемесячной оплаты: 15 000 руб/мес (для пользователей на ежемесячной подписке доступны не все привилегии тарифа "Базовый")
Подробности активации тарифа мы описали здесь
ТАРИФ "ПРЕМИУМ" - это комплексный подход к решению проблем бизнеса: от диагностики и выявления слабых мест до разработки плана действий и персональной поддержки.
Тариф включает в себя:
- все преимущества и возможности тарифа "Базовый" на годовой подписке
- диагностику бизнеса клиента
- проведение глубокого анализа по 56 ключевым параметрам, охватывающим все аспекты бизнеса: финансы, маркетинг, управление, процессы, клиентский опыт и др.
- выявление главной проблемы, которая оказывает наибольшее влияние на рост и эффективность компании.
- подготовка отчетов с наглядными данными и выводами
- создание дорожной карты
- разработка индивидуального пошагового плана для устранения выявленной проблемы.
- включение конкретных действий, сроков и KPI (ключевых показателей эффективности) для отслеживания прогресса.
- рекомендации по оптимизации процессов, ресурсов и стратегий.
- персональное сопровождение
- индивидуальная поддержка от эксперта в течение первых 30 дней (8 личных консультаций от основателя сервиса Левдиков Вячеслава)
- регулярные консультации, помощь в реализации дорожной карты и корректировке плана при необходимости.
- ответы на вопросы, разбор сложных ситуаций и мониторинг достижения промежуточных целей.
Стоимость тарифа: 350 000 руб/год
Подробности активации тарифа мы описали здесь
Также вы можете ознакомиться на сладе с описанием тарифов на главной странице сервиса ABR PRO. Этот слайд находится в самой нижней части главной страницы
В разделе каждого из тарифов "Базовый" и "Премиум", есть кнопка для оплаты данного тарифа.
Вы можете оплатить тариф "Базовый" как за 1 месяц, так и сразу за весь год, получив при этом дополнительные преимущества "годового подписчика" (описание на слайде)
Подробности активации тарифа в Разделе 8: как активировать тарифы
РАЗДЕЛ 8: КАК АКТИВИРОВАТЬ ТАРИФЫ
Тестовый тариф "Старт" на 7 дней, включается автоматически при регистрации нового пользователя. После завершения 7ми дневного периода, все инструменты деактивируются и становятся недоступными.
Для активации тарифов "Базовый" и "Премиум" есть несколько способов:
- оплату через систему приема платежей. Для этого на главной странице сайта, в самой нижней ее части, найдите раздел с описанием тарифов.
Для тарифов "Базовый" и "Премиум" предусмотрены кнопки для самостоятельной оплаты. Выберите нужный тариф, нажмите на кнопку и оплатите с помощью карты. В для тарифа "Базовый" предусмотрена оплата как за 1 месяц, так и сразу за 1 год (со скидкой).
При оплате картой есть возможность рассрочки от банка партнера.
- оставьте заявку на обратную связь нашего менеджера по этой ссылке через мессенджер Телеграмм или оставьте заявку по этой кнопке
Этот способ подойдет для тех предпринимателей, которые хотят сделать оплату сервиса со своего счета ИП или ООО. По этой ссылке вы можете скачать реквизиты нашей компании для оплаты
Если у вас возникли сложности при оплате или есть вопросы по тарифам и их активации, оставьте заявку на обратный звонок от нашего менеджера, который предоставит вам необходимую помощь.
Заявку можно оставить в разделе "ФОРМА ОБРАТНОЙ СВЯЗИ".
РАЗДЕЛ 10: ГЛОССАРИЙ ПРОСТЫХ ТЕРМИНОВ
В этом разделе мы дадим определения простым терминам, которые встречаются в нашем сервисе и в целом в теме "систематизация.
ABR PRO - название сервиса для систематизации бизнеса. Приоисходит от сокращения изначального названия компании Академия Бизнес Роста, к которому добавили приставку PRO, что значит "профессионально. Компания Академия Бизнес Роста продолжает оказывать услуги по консалтингу и сопровождению владельце в компании на всех этапах систематизации, а сервис ABR PRO, это готовые конструкторы и шаблоны для внедрения инструментов систематизации компании и поддержании их в действии.
СИСТЕМАТИЗАЦИЯ - процесс построения системного бизнеса, который включает в себя ряд действий по разработке и внедрению в компанию клиента инструментов системы. Любой инструмент, который делает компанию более упорядоченной, организованной или продуктивной, можно по факту считать "инструментом систематизации", а его внедрение - систематизацией.
Примеры таких инструментов:
- структура
- долгосрочная стратегия
- система планирования
- статистики
и тд.
ТЕСТ "БИЗНЕС-СКАНЕР" - авторский инструмент, разработанный в нашей компании, для тестирования уровня системности компании клиенты. В его основе лежат базовые бизнес-процессы, которые должны быть в основе компании, чтобы она была системной и успешной. Пройти данный текст и определить уровень системности для своей компании вы можете бесплатно на этой странице
ИНДЕКС LBS (LEVDIKOV BUSINESS SCANNER) - это индекс, который показывает уроверь системности компании в %. Определяется с помощью теста "Бизнес-сканер" и является точкой фиксации текущего состояния системности в бизнесе клиента для измерения успешности внедрения инструментов систематизации.
ФОРМА ОБРАТНОЙ СВЯЗИ
Если у вас возникли вопросы или вам нужна помощь в настройке личного кабинета, оставьте заявку на консультацию по этой кнопке. На специалист свяжется с вами и окажет необходимую помощь.