СПИСОК РЕКОМЕНДОВАННЫХ РЕГЛАМЕНТОВ ДЛЯ СОЗДАНИЯ В ВАШЕЙ КОМПАНИИ

Автор: Левдиков Вячеслав 

Регламент - это один из важных инструментов систематизации компании. Слово происходит от французского слова règlement "свод правил" и означает описание тех или иных правил и принципов, по которым работает бизнес. Также регламенты еще называют бизнес-политики компании. 

В сервисе ABR.RPO в инструменте "Библиотека", есть готовый шаблон регламена для компании. Как его использовать, в вы можете узнать из этого видео.

Чаще всего основные регламенты разрабатывает Владелец компании, а руководители подразделений могут разрабатывать регламенты для своих областей и утверждать их у собственника. 

Вот рекомендуемый список регламентов, применимый для внедрения в любой компании. Создайте регламенты для своего бизнеса и обучите по ним сотрудников. Также обязательно добавьте их изучение в адаптацию новых сотрудников. 

• РЕГЛАМЕНТ "СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ И ДОЛГОСРОЧНЫЕ ПЛАНЫ" - опишите в нем долгосрочные цели для вашей компании, стратегию и планы их достижения. Как вы планируете развивать компанию и ее идеальную картину, которая отражает успешность. 

• РЕГЛАМЕНТ "КАК СОЗДАВАТЬ РЕГЛАМЕНТЫ" - документы, который опишет порядок разработки регламентов руководителями для своих подразделений, что в них должно входить и как получать их согласование у собственника компании.

• РЕГЛАМЕНТ "МИССИЯ КОМПАНИИ" - здесь можно описать этическую и философскую роль компании в жизни общества. Для чего она создавалась Владельцем, историю и замысел ее основания, и какой вклад она делает в жизнь людей своим продуктом. Здесь можно описать ценности компании, команды и ее основателя. 

• РЕГЛАМЕНТ "СОЗДАНИЯ НОВЫХ ПРОДУКТОВ И ТЕХНОЛОГИЙ" - опишите, каким образом в компании происходит утверждение и запуск на рынок новых продуктов или технологий. Какие этапы должны быть пройдены, чтобы новый товар или услуга вышли на рынок. 

• РЕГЛАМЕНТ "ОБРАЩЕНИЯ С ФИНАНСАМИ КОМПАНИИ" - в этом документе опишите, как ведется учет и распределений финансовых средств, что считать прибылью, точкой безубыточности и тд. Кто отвечает за распределение средств и бюджетирование подразделений. Все правила, по которым финансы должны контролироваться и учитываться в вашей компании, опишите в этом документе. 

• РЕГЛАМЕНТ "СОДЕРЖАНИЯ В ЧИСТОТЕ И ПОРЯДКЕ ПОМЕЩЕНИЙ И ТЕРРИТОРИИ КОМПАНИИ" - кто отвечает за уборку производственных и офисных помещений в вашей компании, за их ремонт и поддержку в презентабельном виде. Как должна выглядеть чистая и благоустроенная территория. Все это тоже можно подробно описать в этом регламенте 

• РЕГЛАМЕНТ "ЛЕГАЛЬНОСТИ И БЕЗОПАСНОСТИ КОМПАНИИ" - пакет регламентов, в которых описываются правила и положения, связанные с разными направлениями безопасности компании: экологическая, информационная, ПТБ, финансовая и т.д. 

• РЕГЛАМЕНТ "ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕТА РУКОВОДИТЕЛЕЙ" - документ, описывающий как происходит координация руководителей главных подразделений вашей компании - Совет Руководителей или Рекомендательный совет. Здесь вы можете описать сценарий проведения такого совета, обязанности председателя, результат собрания. Обычно такое собрание происходит 1 раз в неделю для создания плана развития компания по итогам прошедшей недели. 

• РЕГЛАМЕНТ "ПРОВЕДЕНИЯ КООРДИНАЦИЙ И СОВЕТОВ" - правила в отношении проведения любых собраний, координаций и советов, которые нужно придерживаться, при их проведении на любом уровне. Время сбора, участники, сценарий проведения и тд. 

• РЕГЛАМЕНТ "СТРУКТУРА КОМПАНИИ И ЕЕ ПОДДЕРЖАНИЕ В ДЕЙСТВИИ" - опишите структуру вашей компании, подразделения (отделы, отделения и тд), систему иерархии и управления компанией руководителями. Также назначьте ответственного за поддержание структуры компании в действии. Обычно этот регламент разрабатывает Владелец компании. 

• РЕГЛАМЕНТ "ПОДБОР ПЕРСОНАЛА" - какая технология подбора персонала используется в вашей компании, как подаются заявки на новых сотрудников от руководителей, кто проводит собеседование и финальное одобрение. Полное описание вашей "воронки найма", может быть в этом регламенте. 

• РЕГЛАМЕНТ "АДАПТАЦИЯ НОВЫХ СОТРУДНИКОВ" - опишите весь процесс стажировки и адаптации новых сотрудников, которые пришли в вашу компанию. Сколько длится ученичество, что в него входит, какое обучение нужно проходить и в чем заключается аттестация после завершения адаптации. 

• РЕГЛАМЕНТ "СОЗДАНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ" - должностные инструкции, важный документ построения системной компании и слаженной работы коллектива. Опишите, кто создает Должностные инструкции, какой их образец, как они утверждаются и используются для обучения сотрудников. 

• РЕГЛАМЕНТ "КАДРОВЫЙ УЧЕТ СОТРУДНИКОВ" - опишите, каким образом оформляются новые сотрудники и кто отвечает за ведение кадровой документации.  

• РЕГЛАМЕНТ "РАСПИСАНИЕ И УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ" - как в вашей компании ведется учет рабочего времени. Могут ли сотрудники работать на удаленке, работа в выходные дни и праздники, и других важные моменты расписания работы компании. 

• РЕГЛАМЕНТ "ОБУСТРОЙСТВА РАБОЧЕГО МЕСТА НОВОГО СОТРУДНИКА" - создайте этот регламент в виде чек-листа, в котором опишите по шагам, как происходит обустройство нового рабочего места для сотрудника и кто за это отвечает. 

• РЕГЛАМЕНТ "КОММУНИКАЦИОННЫЕ ЛИНИИ КОМПАНИИ И РАБОТА С НИМИ" - опишите все ваши коммуникационные линии компании, внешние и внутрение (корпоративная почта, чаты, IP телефония, CRM и тд). Как происходит общение через них, кто отвечает за их оплату и подключение, что делать если они не работают. 

• РЕГЛАМЕНТ "ОБСЛУЖИВАНИЕ ОФИСНОЙ ТЕХНИКИ" - опишите каким образом в вашей компании происходит обслуживание офисной техники, например замена картриджет в принтере, кто за это отвечает, куда подавать заявку и с какой переодичнотью это происходит. 

• РЕГЛАМЕНТ "ПРОВЕДЕНИЯ ИНСПЕКЦИЙ" - инспекции, инструмент контроля и поддержания порядка в компании. Опишите, кто уполномочен проводить такие инспекции, их список и приложите чек-листы для их проведения. 

• РЕГЛАМЕНТ "ОТЧЕТЫ И СБОР СТАТИСТИЧЕСКИХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ" - кто в вашей компании отвечает за разработку статистик, их ведение сотрудниками и формирование стенда с главными показателями, для проведения советов и координаций руководителей. В данном регламенте можно описать, когда и как сотрудники ведут свои статистики и по каким дням они подводят по ним итоги. 

• РЕГЛАМЕНТ "НЕМАТЕРИАЛЬНАЯ МОТИВАЦИЯ В КОМПАНИИ" - пакет регламентов в котором можно описать разные виды нематериальной мотивации в вашем коллективе. Опишите игры, призы, поощрения и награждение за высокие результаты, а также долгосрочную мотивацию для Руководителей. 

• РЕГЛАМЕНТ "МАТЕРИАЛЬНАЯ МОТИВАЦИЯ И ПООЩРЕНИЕ СОТРУДНИКОВ" - пакет регламентов с описанием премиальной и бонусной части для поощрения сотрудников на разных должностях. Как создается премиальный фонд, с каких средств и кто уполномочен делать вознаграждение. Здесь можно описать вашу внутренню систему начисления премий. 

• РЕГЛАМЕНТ "КОРПОРАТИВНАЯ ЭТИКА КОМПАНИИ" - опишите принципы жизни в вашем коллективе с точки зрения дисциплины, порядка и этики. Что считается приемлемым, а что нарушает этический кодекс, и идет вразрез с принципами компании. 

• РЕГЛАМЕНТ "ХРАНЕНИЯ КЛЮЧЕЙ, ПАРОЛЕЙ И ДОСТУПОВ" - в этом документе можно указать, каким образом храняться и выдаются доступы и пароли к корпоративным аккаунтам компании, кто выдает ключи и как действует система охраны и видеоонаблюдения. 

• РЕГЛАМЕНТ "ПОСТРОЕНИЯ ОТДЕЛА ПРОДАЖ" - пакет регламентов с описанием работы Отдела продаж. Как работать с CRM, скрипты звонка новому клиенту, участие в тендерах, обучение и тренировки менеджеров, все те важные правила, которые создают успешный отдел продаж. Описание воронок продаж, мотивации и игры для менеджеров, тоже могут быть оформлены в виде регламентов. 

• РЕГЛАМЕНТ "МАРКЕТИНГА И РАБОТЫ С ЦА" - пакет регламентов по анализу Целевой аудитории и работе с ней. Кто ваша целевая аудитория, какие у нее потребности и "боли", как вступить с ней в контакт с помощью продвижение и рекламы, что нужно сделать для повышения ее понимания ценности продуктов вашей компании. 

• РЕГЛАМЕНТ "РАБОТЫ С ПОДРЯДЧИКАМИ ПО РЕКЛАМЕ" - если у вас есть подрядчики, которые запускают и настраивают рекламу, опишите, как вы с ними взаимодействуете, на каких условиях и как оцениваете их результаты.

• РЕГЛАМЕНТ "РАБОТА С ФИНАНСАМИ КОМПАНИИ" - пакет регламентов для упорядочивания области движения денежных средств. Как принимаются наличные деньги, эквайринг, инкассация, выдача чеков покупателям и правила работы онлайн-кассы, вы можете здесь описать и дать изучить сотрудникам.

• РЕГЛАМЕНТ "БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА" - пакет регламентов для регулирования учета денежных средств в бухгалтерии. Как и когда сдается налоговая отчетность, кто за это отвечает, когда проводится в компании аудиты, инвентаризации и сверки, как готовятся финансовые отчеты и документы. 

• РЕГЛАМЕНТ "ПРОИЗВОДСТВО" - пакет регламентов, описывающий производственные процессы. Как производится ваш товар или услуга, технические нормы, сертификаты, как подсчитывается производительность труда и тд., вся информация, которая поможет навести порядок в области производства ваших товаров или услуг.  

• РЕГЛАМЕНТ "СТАНДАРТЫ КАЧЕСТВА ВЫПУСКАЕМОЙ ПРОДУКЦИИ" -  в данном регламенте можно описать те стандарты качества, которых должны придерживаться сотрудники вашей компании. Сюда можно включить любые стандарты, начиная от качества продукции или услуги, до качества упаковки и хранения. 

• РЕГЛАМЕНТ "СТАНДАРТЫ КАЧЕСТВА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С КЛИЕНТАМИ" -  в этом документе вы можете описать уровень сервиса вашей компании при взаимодействии с клиентами, который должны поддерживать сотрудники компании. 

• РЕГЛАМЕНТ "ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ В АКАДЕМИИ КОМПАНИИ" -  пакет документов, в котором описаны правила и требования по обучению сотруднико во внутренней академии. Количество обязательных часов, расписание, бонусы и мотивация за обучение, порядок отчетов и сроки завершения программ личностного или профессионального роста. 

• РЕГЛАМЕНТ "РАБОТА С РЕКЛАМАЦИЯМИ И НЕГАТИВНЫМИ ОТЗЫВАМИ" -  опишите в документе, каким образом идет работа с рекламациями от клиентов или если клиент оставил негативный отзыв. Кто отвечает за улаживание таких ситуаций, сроки и методы работы с браком в продукции или услуге. 

• РЕГЛАМЕНТ "ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБКОК В БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ СОТРУДНИКОВ" -  в этом документе вы можете описать способы исправления недостатков, выявленных при производстве сотрудников в вашей компании на любой должности. Как выявлять такие недочеты, как с ними работать и как проверять исправления.  

• РЕГЛАМЕНТ "PR И ИМИДЖ КОМПАНИИ ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ БРЕНДА" -  пакет регламентов, посвященных PR, его технологиям и методам в вашей компании, способы взаимодействия с обществом и лидерами обществанного мнения, для формирования правильного бренда компании. 

• РЕГЛАМЕНТ "ВНЕШНИЙ ВИДА СОТРУДНИКОВ И УНИФОРМА" -  опишите, как должны выглядеть сотрудники вашей компании. Если в компании есть униформа, то как можно ее получить и на каких условиях. Такие регламенты могут быть разными для разных типов сотрудников: для руководителей, технического и административного персонала. 

• РЕГЛАМЕНТ "ВНЕШНИЙ ВИД ЗДАНИЙ И ПОМЕЩЕНИЙ КОМПАНИИ " -  опишите стандарты внешнего вида ваших помещений. Где должны висеть вывески и указатели. Все регламенты, регулирующие внешний вид ваших офисов, комнаты для отдыха и приема пищи сотрудников, фасадов зданий и внешней территории, подойдут под эту категорию. 

• РЕГЛАМЕНТ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ВВОДНЫХ УСЛУГ" - создайте описание вводных услуг, которые являются ознакомительными для ваших новых потенциальных клиентов. Кто за них отвечает, кто предоставляет и какие должны быть результаты. Именно вводные услуги являются первой точкой касания для ваших будущих клиентов и это важно регламентировать. 

• РЕГЛАМЕНТ "ПАРТНЕСКИЕ ПРОГРАМЫ И ПАРТНЕРСТВО" -  кто является партнером или потенциальным партнером вашей компании. Какие есть бонусы, игры и партнерские вознаграждения, как работает партнерская программа. Все важные тезизы по построению партнерской сети для вашей компании, вы можете описать в данном регламенте. 

Это далеко не полный список регламентов, которые могут быть разработаны и утверждены в вашей компании. 

По своей сути, регламенты, это описанные законы, которые регулируют жизнедеятельность вашего "бизнес-государства". Если таких законов и правил нет, то другие участники группы их выдумают сами. И даже если они есть, но никто не добиваться их исполнения, то от такого инструмента будет очень мало толку. 

И еще важный момент, мало разработать регламент для регулирования жизни компании. После этого нужно сделать следующие действия: 

• добиться, чтобы все сотрудники, к которым относятся данные регламенты, их изучили и поставили свою подпись
• разработать систему воздействий на тех сотрудников, которые несмотря на изучение регламентов их систематически не соблюдают
• назначить ответственного сотрудника, которые будет отвечать за соблюдение регламентов другими сотрудниками и дать ему необходимые полномочия регулирования "нарушителей"
• добавить раздел изучения регламентов в адаптацию каждого нового сотрудника

Ну и конечно же важное правило, если вы как Владелец или Руководитель сами не соблюдаете свои законы и правила, описанные в регламентах, то и другие их соблюдать точно не будут. 

Еще для вас полезные видео:

• Как правильно использовать регламенты в своей компании, вы можете узнать из этого видео.
• Кто в вашей компании разрабатывает регламенты и контролирует их выполнение, в этом видео 

Если вам нужна помощь от наших экспертов, в разработке и внедрении в бизнес таких регламентов, оставьте заявку на обратный звонок по ссылке ниже и мы вам с удовольствием в этом поможем: 

ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ НА РАЗРАБОТКУ РЕГЛАМЕНТОВ ДЛЯ ВАШЕЙ КОМПАНИИИ